איך לייעל את תהליך הגבייה בעסק?

כל בעל עסק, בכל תחום יודע כי אחד התהליכים הלא פשוטים בעסק הוא גביית תשלומים מלקוחות.

תהליך הגבייה הוא ארוך ומצריך פנייה ללקוחות באמצעים שונים, לעיתים רבות אף יותר מפעם אחת כשמדובר על לקוחות המסרבים לשלם או ש"דוחים" את התשלום באופן קבוע.
תהליך הגבייה בעסקים גדולים בעיקר, הוא מסורבל עוד יותר כיוון שהם מתנהלים אל מול מאות לקוחות בחודש.
התהליך כרוך בפרוצדורות רבות – כאשר מתבצע התשלום, צריך להזין את הנתונים (במידה ולא מדובר בתשלום בהעברה בנקאית או מזומן) אחד אחד, לבצע חיוב ולהנפיק קבלה.

 

למה חשוב לייעל את תהליך הגבייה?

 

תהליך הגבייה המסורבל מביא לכך שבעלי עסקים רבים מחפשים פתרון כיצד לייעל את תהליך הגבייה בעסק.
הרעיון שעומד מאחורי ייעול התהליך הוא שכאשר הלקוחות משלמים, בעלי העסקים לא יצטרכו לבצע פעולות ופרוצדורות רבות לשם הגבייה, הם יוכלו לגבות במהירות, להוציא קבלה ולהתקדם ללקוח הבא.

כיום, אפשרויות התשלום לעסקים הן בכרטיס אשראי, העברה בנקאית, שיקים ומזומן.
כאשר לקוחות משלמים בהעברה בנקאית ,במזומן או באשראי הפרוצדורה פשוטה יותר.

כאשר מתקבלים תשלומים בצ'קים מלקוחות, על העסק להזין את פרטי הצ'ק באופן ידני במערכת לשם הוצאת הקבלה וכתיבת הנתונים במערכת (בכל פעם צ'ק בודד).

כדי לייעל את הפרוצדורה- אם מדובר בעסק העובד מול לקוחות רבים בחודש המשלמים בצ'קים כדאי לרכוש קורא צ'קים משוכלל. קורא הצ'קים קורא אוטומטית את הפס המגנטי בתחתית הצ'ק ומעביר את הנתונים לתוכנת הנהלת החשבונות, כך נחסך זמן רב וטעויות הקלדה, בנוסף במידה ויש בעיה עם הצ'ק (חשבון הבנק מוגבל וכו') מתקבלת התראה במערכת באופן אוטומטי.

 

כאשר מחפשים פתרונות לייעול תהליך הגבייה חשוב לשים דגש גם על הפעולות שאנו עושים טרם הגבייה. כאשר מתחילים עבודה עם לקוח חדש כדאי לדרוש תשלום מראש או מקדמה, הפעולה הזו תעזור לנו להבטיח את התשלום המגיע לנו בסוף העבודה. לקוחות רבים לא מוכנים לשלם בזמן ונוצר מצב של "מרדף" אחר תשלומי הלקוחות בסיום כל עבודה או בסוף כל חודש. פעמים רבות בעלי עסקים מוצאים את עצמם מוותרים על החובות רק כדי לא להתעסק בתהליך הגבייה המייגע ובשכנוע הלקוחות הסרבנים לשלם.

התהליך הופך לקשה יותר כאשר מדובר על גבייה בעסק גדול/ גבייה בעבור שירותים הניתנים בצורה שוטפת ולא בעבור שירות חד פעמי- בו התשלום נעשה במקום.
דבר נוסף שכדאי לעשות כדי לייעל את תהליך הגבייה טרם תחילת העבודה הוא חתימה על חוזה, כמובן שהצעה זו מתאימה רק לעסקים ששירותיהם לא חד פעמיים.

 

שקלו להיעזר בחברת גבייה חיצונית

 

הצעה נוספת לייעול היא שבמצב בו בעל העסק לא מסוגל לבצע את תהליך הגבייה ולקוחות רבים לא משלמים לו בזמן/ לא משלמים לו כלל חלק מהחובות, כדאי לקחת חברה חיצונית שתבצע את פעולת הגבייה החודשית, מדובר על הוצאה של כמה מאות שקלים אבל בעלי עסקים רבים סוברים כי מדובר בפעולה כדאית המשתלמת להם יותר מאשר בזבוז הזמן הרב והאנרגיה אחר גביית התשלום החודשי.
על כל פנים, לכל עסק תתאים הצעת ייעול אחרת לתהליך הגבייה שכן לכל עסק יש את הבעיה הספציפית בה הוא נתקל, במידה והוא נתקל.