ניהול פרויקטים – מדוע זה מאוד משמעותי?

הקדמה

פרויקט הוא משימה או סדרת משימות בטווח זמן מוגדר, במגרת פעילות עסקית קיימת או חדשה. לדוגמא: עסק קיים שעוסק בתחום הבניה מעוניין להתחיל בבניה חדשה שתוגדר כפרויקט לתקופת זמן של עד 5 שנים באזור נתון ועם מאפיינים מסוימים. מספר עבודות בניה המוגדרות כפרויקטים מהווה את הפעילות העסקית של כלל החברה. הגדרת פרויקטים בתחומים וענפים אחרים היא שונה, אך העקרונות זהים.

מהי הדרך המועדפת לניהול הפרויקט

מרבית הפרויקטים כוללים את שלב המשא ומתן לרכישת משאבי הפרויקט, ניתוח מאפייני הפרויקט, ניתוח שווקים וקהלי יעד, תכנון-היתרים ורשיונות, ביצוע, שיווק ויעוץ משפטי.
בהנחה שמתנהלים פרויקטים במקביל, חשוב להתייחס לכל פרויקט בנפרד. חלוקה והקצאת אותם משאבים לכלל הפרויקטים, עשוי לגרום לחוסר יעילות הנובעת מריבוי משימות כדוגמת חוסר שליטה בניהול משאבי אנוש, חוסר תיאום בין מחלקות שונות כדוגמת חוסר יעילות תפעולית הן לגבי תהליכים בתוך החברה ומחוצה לה.
משאבי החברה – מומלץ לחברות גדולות יחסית עם מספר פרויקטים רב ובהיקף גדול, להקים לכל פרויקט צוות משלו מתוך החברה. מצד שני ניתן לעשות שימוש במיקור חוץ על חשבון רווחים מאחר ועלותם עשויה להיות יקרה יותר.
אפשרות נוספת היא שימוש באופן חלקי במיקור חוץ ובמשאבי החברה. אפשרות זו מתאימה לחברות בינוניות שלהם מספר פרויקטים רב יחסית ובהיקף קטן יחסית. לדוגמא: יועצים כלכליים לניתוח השווקים והכדאיות, מתכננים, יועצים משפטיים ומשווקים. כל אלה, שירותיהם יכולים להינתן במיקור חוץ לעומת שירותים וביצוע באמצעות העסק או החברה.
יתרונות מיקור חוץ: התמחות וניסיון, חיסכון בזמן, יעילות גבוהה כל זאת בעלות יקרה יחסית אך עם תפוקות גבוהות יותר. חשוב לציין כי גם שירותים במיקור חוץ חייבים להיות מנוהלים אך המשאבים הנדרשים לכך מצומצמים יותר.
חסרונות מיקור חוץ: לעיתים כדי לזכות בעבודות של חברות גדולות יחסית, חברות במיקור חוץ מציעות מחירים זולים יחסית הבאים לידי ביטוי בטיב השירות וכן חוסר פיקוח ושליטה על אופן התכנון והביצוע.

כיצד זה משפיע על מקבל ההחלטות

לדוגמא, רוכש המעוניין לרכוש דירה בפרויקט טרם התחלת הבניה רצוי שיבדוק לא רק את החברה היזמית אלא החברה המבצעת, שם הארכיטקט, היועצים המשפטיים והמשווקים. איכותם תשפיע על התוצאה הסופית. מרבית הלקוחות מכוונים לשם מותג כגון אפריקה ישראל, אשדר, קרסו, גינדי וכדומה אבל לא בודקים באופן יסודי כיצד הפרויקט מנוהל. לגורמים אלה חשיבות מכרעת ולא חסרות דוגמאות כיצד פרויקטים שנראים מבטיחים מתבררים ככשלון ועוגמת נפש לקונים.

לסיכום – לא חסרות דוגמאות על פרויקטים שנוהלו ברשלנות על חשבון הלקוח. חשוב לבחון את הגופים המרכיבים את הפרויקט, את נסיונם הקודם והמוניטין שלהם. כמו כן, ניהול פרויקט הוא עניין מאוד מורכב ועל ידי ניהול אופטימלי, ניתן יהיה לבחון אם אותו פרויקטור פועל כשורה. במידה ולא, סביר להניח שהסיכוי שלקוחות ישלמו על אותן טעויות הוא גבוה. היכרות עם היזם היא עניין חשוב כשלעצמו כי כך ניתן ללמוד מהו המודל הטוב ביותר עבורו. לפני בחירת פרוייקטור או חברה מבצעת, יש לבחון אותם באופן מעמיק.